Nowe oblicze outsourcingu księgowego

Outsourcing księgowy przechodzi na rynku polskim okres niespotykanego wcześniej rozwoju. Jego zakres się poszerza i obejmuje coraz to nowe obszary działania firm. Niebagatelne znaczenie dla tego rozwoju ma postęp technologiczny i globalizacja.

Monika Nowecka Biegły rewident, Partner, Wiceprezes Zarządu, Mazars Polska

W obecnych czasach polskie firmy coraz częściej zmieniają strategie zarządzania – nie ograniczają się tylko na dyskusji nad zaletami outsourcingu, ale stosują go w praktyce w wielu obszarach swojej działalności. Wiedzą, że nowocześnie rozumiany outsourcing księgowy to nie tylko usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i przygotowywanie deklaracji podatkowych firmy. Dziś obejmuje on całą gamę różnorodnych usług, które – co istotne – są dopasowywane do indywidualnych potrzeb klienta. Może on wybrać, czy biuro rachunkowe przejmie część procesów, czy może zajmie się pełną obsługą księgowości.

Elastycznie i efektywnie

Częściowe oddelegowanie zadań widzimy np. przy usłudze wsparcia przy zamknięciach rocznych czy śródrocznych. Ta forma sprawdza się zwłaszcza w przypadku firm, które mają wiele obowiązków sprawozdawczych - a zatem np. spółek giełdowych czy wielodziałowych. Przed nimi często stoi wyzwanie sprostania terminom sprawozdawczym - zazwyczaj krótkim i napiętym. Wspomniana usługa wsparcia opiera się na oddelegowaniu wykwalifikowanego personelu do wsparcia wewnętrznych działów, przy czym niejednokrotnie procedury wewnętrzne powodują, że zakres takiego działania trzeba sprowadzić tylko do analizy danych i opracowania raportów. Taka usługa ma niezaprzeczalne zalety: można dzięki niej elastycznie zarządzać zatrudnieniem działu księgowego i skoncentrować się na kompleksowej analizie finalnych danych. Atutem jest też efektywne zarządzanie czasem wykonywania raportów.

Kolejną usługą częściowego przejęcia procesów księgowych jest usługa zarządzania majątkiem trwałym przy wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania podwykonawcy. Chodzi o oprogramowanie, które uwzględnia przepisy podatkowe i bilansowe w ujęciu krajowym, jak i międzynarodowym. Firmy decydują się na tę usługę, ponieważ proces zarządzania majątkiem trwałym jest często bardzo czasochłonny i wymaga specjalistycznej wiedzy. Ten rodzaj jest dedykowany przede wszystkim do struktur grupowych i wielodziałowych, a zwłaszcza do podmiotów produkcyjnych, które posiadają duży majątek trwały.

Odciążamy zyskując jakość

Prężnie rozwijającą się usługą outsourcingu księgowym jest także usługa nadzoru księgowego polegająca na sprawowaniu kontroli nad poprawnością księgowań, rozliczeń podatkowych i sprawozdawczością firmy. Przydaje się ona szczególnie w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo ma mniej lub bardziej zorganizowany system księgowości, jednak nie chce rozbudowywać zespołu pracowników do rozmiarów zapewniających samowystarczalność, a z drugiej strony zarządzającym zależy na wysokiej jakości informacji finansowych i ich terminowości. Zaletą tego rozwiązania jest przesunięcie części odpowiedzialności związanej z prowadzeniem ksiąg i rozliczeniami podatkowymi z firmy na wyspecjalizowanego podwykonawcę. Stosowanie usługi nadzoru księgowego pozwala zachować pełną dostępność danych, a jednocześnie odciąża dział finansowy i daje pewność, że księgi i sprawozdania są weryfikowane przez specjalistów.
Ciekawą formą współpracy, która nie powoduje całkowitego przeniesienia księgowości na zewnątrz, jest powierzenie prowadzenia ksiąg przy użyciu własnego wewnętrznego systemu informatycznego (często zintegrowanego). Pracownicy biura rachunkowego przechodzą odpowiednie szkolenie, po czym pracują w siedzibie zleceniodawcy. Tak realizowana usługa nie jest outsourcingiem pracowników. To nie tylko swoiste oddanie do dyspozycji przez biuro rachunkowe swojego personelu, ale także przejęcie przez wykonawcę odpowiedzialności za jakość i kontynuację świadczonych usług.

Zapewnić ciągłość procesów

Przejawem nowoczesnej formuły outsourcingu jest coraz częściej spotykane krótkoterminowe zastępstwo zespołu wysokiego szczebla, przede wszystkim Głównego Księgowego. Usługa ta ma bardzo duże znaczenie, bo zapewnia ciągłość procesów i daje przedsiębiorcy komfort zarządzania zmianą. Może być połączona z aktywnym wsparciem w procesie rekrutacji, a później adaptacji, gdy mamy do czynienia z koniecznością zatrudnienia nowej osoby w krótkim czasie w związku z np. niespodziewanym zdarzeniem w firmie. Niezwykle ważne jest doświadczenie biura rachunkowego w realizacji tego typu projektów, bo Główny Księgowy to funkcja strategiczna.

Rozwiązania, które zostały przedstawione wyżej, mogą być stosowane zarówno przez małe, jak i duże firmy. Wystarczy tylko wcześniej dostosować strategię realizacji usługi, wychodząc od precyzyjnego określenia oczekiwań i możliwości stron. Wachlarz usług jest szeroki, a można je dopasować do indywidualnych potrzeb każdego klienta.

Jesteś Outsourcerem?
Szukasz Usługodawcy?
Jesteś Dziennikarzem?
Zamów powiadomienia o nowościach: